Filo yöneticileri için vereceğimiz altı ipucu işinizde çok daha etkili olmanıza yardımcı olacaktır.

1. Sadece önemli bilgileri kaydedin 

Bilgilerin düzenli kaydedilmesi size filonuzun performansını ölçme ve izleme fırsatı sunar. Yine de her şeyi kayıt altına almaya çalışmak zor ve sürdürebilirliği olmayan bir girişimdir.

Bilgi elbette geçmiş dönemlerle kıyaslama yapmak, hedefleri belirlemek ve maliyetleri takip etmek için son derece gereklidir. Daha fazla hesap verebilirlik, daha yüksek verimlilik ve daha güvenli bir filo için operasyonları yönetmenizi sağlar. Ancak, ne kadar fazla bilgi toplamaya çalışırsanız, yönetmek için bilgi kaynağına olan ihtiyaç o kadar artar. Dolayısıyla sadece filo yönetiminin temel alanlarında bilinçli kararlar vermek için gerekli bilgileri toplamaya çalışın. Mesela:

Satınalma : Her aracın alım veya kiralama sözleşmesi bilgileri.
Kullanım : Kilometre sayacı okumaları dahil olmak üzere saat, tarih ve mesafe bilgileri.
Yakıt : Yakıt , maliyet, yakıt tipi, miktarı ve tarihini içeren işlemler.
Bakım :  Masraflar, parçalar, işçilik ve yapılan işler.
Kazalar : Sürücü, araç, hasar, maliyet ve sorumluluk.
Hatırlatma : Tarihe bağlı işlemler ve belgelerinin takibi.

Temel bilgileri toplamak kolaydır, ancak bir sürü alakasız bilgi toplamak zordur ve değerli kaynakları boşa harcar.

2. Sürücü politikanızı oluşturun ve güncel tutun

Sürücülerinizin, çalışanlarınızın, müşterilerinizin ve diğer kullanıcılarının güvenliği, yaptığınız işin merkezinde olmalıdır. Çoğu kaza sürücü dikkatinin dağılmasından dolayı gerçekleşmektedir. Sürücü davranışlarını izlemek, sürüş politikaları güncel tutmak ve mevcut sürücü eğitim araçlarını gözden geçirmek önemlidir. Unutmayın, 10 sürücüden 1’i halen araç kullanırken cep telefonu kullanmanın riski olmadığına inanmaktadır.

Aynı zamanda uygun sağlık ve güvenlik önlemlerine sahip olmak yasal olarak zorunluluktur. Bir olay meydana geldiğinde sürücü politikanızı gözden geçirilmeli ve denetim amacıyla güncellemelisiniz. Araçların bakım çizelgesi ve arıza raporlama süreçlerinden sürücü davranışlarına kadar-tüm iş boyunca güvenlik önlemleri her zaman göz önünde bulundurulmalıdır.

Filo yöneticileri, potansiyel riski yönetmek ve uygun eğitim planları geliştirmek için hem insan kaynakları hem de sağlık ve güvenlik departmanlarıyla yakın çalışmak zorundadır. Şirket politikalarının şeffaf hale getirilmesi gerekmektedir, böylece sürücüler için  kaza riskini gerçekleşmeden önce en aza indirgeme konusunda farkındalık sağlanır.

3. Maliyetlere mutlak bir şekilde odaklanın 

Filo yöneticileri için araçlara ait bakım, yakıt, lastik, personel ve diğer işletme maliyetlerini kayıt altına alıp izlemek önemlidir. Aynı zamanda olası tasarrufları araştırmak ve tüm iş yerindeki gereksiz kayıpları önlemek için çaba sarfetmek gerekir.

Örnek olarak, sürücülerinizi daha iyi araç kullanmaya teşvik etmek gibi her zaman tasarruf etmenin alternatif yollarını arayın. Ani hızlanmadan ve sert frenlemeden kaçınılması, gerekenden daha hızlı sürüş ve araçların bagajında gereksiz yere taşınan eşyalar yakıt maliyeti tasarrufuna katkıda bulunacaktır.

Filonuzdaki araçları analiz edin. Daha ekonomik modellere geçme ve alternatif yakıt türlerini kullanma zamanı mı ? Araç bakımları yeterli ve doğru mu ? Doğru olmayan lastik hava basınçları yakıt tüketimini% 10’a kadar artırabilir!

4.Filo yöneticileri ile ilgili etkinliklere katılın 

Filo yöneticilerini hedef alan etkinlikler ve organizasyonlar size işinizle ilgili farklı konularda birçok bilgi sağlayabilir. Bu gruplar aynı zamanda fikirleri paylaşmak ve ilgili alanlarda destek almak için yararlı ağ oluşturma fırsatları sağlayabilirler.

Odak noktası filo yönetimi olan ve operasyonlarınızı etkileyebilecek haberleri, fikirleri ve gelişmeleri takip edin. Örneğin, mevzuatta yapılan değişikliklerin açık bir şekilde anlaşılması, gerçekleşmeden önceki değişikliklere hazırlanmanıza yardımcı olabilir. Benzer filoların başarılarını ve başarısızlıklarını takip etmek, başarılı uygulamaları paylaşmak ya da tekrar yaşanmalarını önlemek için fırsatlar yaratabilir.

5. Kaynak tahsisini kontrol edin

Araç filonuzun işe uygunluğunu belirlemek için yapmaları gereken görevleri düzenli olarak gözden geçirin. Düşük yakıt ekonomisine sahip bir üst segment bir araç, daha küçük bir aracın daha iyi maliyet tasarrufu sağlayabildiği uzun mesafeli yolculuklar için gerçekten en iyi seçenek midir? Araçlarınızı değiştirerek filonuzun daha yüksek verim ve maliyet tasarrufu sağlayabileceğini görmek için alternatif yakıt ve araç türlerine bakın.

6.Filo yönetimi yazılımı kullanın

Hem zamandan hem de paradan tasarruf etmek için filo yönetimi yazılımı gibi teknolojilere yatırım yapın. Bu yatırım kısa sürede otomatikleştirilmiş süreçler ve prosedürler yoluyla yönetim zamanını ve maliyetini azaltarak maliyetini telafi edecektir. Kaydedilen veriler filo yöneticilerine, sürücülerine, teknisyenlerine, bakım personeline, süpervizörlere ve diğer personele modern bir filonun verimli çalışmasını sağlamak için gereken raporları sağlayacaktır.

Çok etkili bir filo yöneticisi olmak, başlı başına bir görev olabilir. Ancak, sektör hakkında iyi bir çalışma bilgisi geliştirmek, belirli ve ölçülebilir hedefler koymak ve bunları ölçecek araçlara sahip olmak için zaman ayırarak, işletmenizi iyileştirilebilecek çalışmaları yapabilirsiniz.