Filo yöneticileri için en önemli araç, Filo Bilgi Yönetim Sistemi (FYBS) yazılım paketidir. FYBS sistemleri milyonlarca veriyi saklayarak, mevcut dataları analiz yeteneğine sahip veritabanı uygulamalarıdır.
İşletmelerin kendi araç filoları için FYBS yazılımları ile öncelikle, bakım, sefer ve yakıt işlemlerini yönetebilmek esastır. Bu yazılım paketi kendi sunucularınızda veya servis sağlayıcısının sunucularında çalışabilir ve Internet üzerinden erişilebilir olmalıdır.
Aynı zamanda diğer iş uygulamaları ile FYBS sistemini entegre etmek isteyen şirketler için uygun altyapıya sahip bir yazılım paketi satın almak veya özel FYBS yazılım uygulaması veya modülü geliştirmek tercih edilebilir.
İhtiyaç Değerlendirmesi…
Seçim sürecinde ilk adım, ayrıntılı bir ihtiyaç analizi yapmaktır. İhtiyaç analizinde ilk adım ise Filo Bilgi Yönetim Sistemine (FYBS) sahip olarak filonuzu takip edebileceğinize ve yönetme konusunda daha iyi kararlar almanızda yardımcı olacağı konusuna karar vermektir.
Eğer bir ihtiyaç değerlendirmesi yapmak üzere, yeni sistem için yola çıktığınızda satın alacağınız yazılımdan beklediğiniz her şeyi listelemekle işe başlayın.
Bu değerlendirmede mevcut filonuzu ayrıntılı olarak incelemeniz gerekmektedir. Araç filosunun genişlemesi gözönünde bulundurulmalı ve sistemin filo yönetmek için ölçeklendirilmiş olduğundan emin olmanız gerekmektedir.
Sistemin ilk kurulumunda, filonuza ait elinizde bulunan verileri yeni sisteme aktarabilmek için aktarım sistemi olması oldukça önemlidir.
filonuzdaki tüm araçlar ve teknik bilgileri için programcılara yeterli bilgi vermeniz gerekir. Ayrıca nerede ve ne amaçla kullanıldıklarını açıklamanız önemlidir.
Aynı zamanda yazılım kendi bakım işlemlerini gerçekleştiren işletmelerde çalışanlar ve yedek parça stoklarını yönetmek için kullanılacaksa içerisinde detaylı personel ve stok yönetimi modüllerini barındırdığına dikkat edilmelidir.
Yazılımın geliştirildiği teknoloji ve üzerinde çalıştığı iletişim sistemlerini önemlidir. Şimdi ya da yakında önemsiz hale gelecek sistemler tercih edilmemelidir.
Mevcut donanımızın yeni teknolojilerden yararlanmak için yeterliliğini değerledirmeli, yapılması gereken donanım yatırımını bütçelendirmelisiniz.
Ekip Kurma…
İhtiyaç analizi süreci mutlaka bir ekip yaklaşımı ile değerlendirilmelidir.
Ekibinizde tüm kuruluşunuzun bilişim ve otomasyon altyapısına aşina bir bilgisayar uzmanı
yer almalı, aynı zamanda filo yöneticisi tarafından yönetilen ve kendi özel ihtiyaçları için uygunluğunu değerlendirmek için, 3-7 kişiden oluşan anahtar bir değerlendirme ekibi oluşturulmalıdır.
Yazılımın personeliniz için kullanım kolaylığı ve diğer kurumsal sistemlere kurulumu önemli olmakla birlikte, sistemin nihai amacı düzgün izleme ve filo yönetiminde size yardımcı olmasıdır.
Yazılım, filo yönetim kararları yönlendirerek, amaç ve hedefleri tanımlayabilmelidir. Uygulama zaman çizelgesi belirleyebilmeli ve bütçe tahminleri yapabilmelidir.
Bu değerlendirmeler projenin başlangıcında proje ekibi ile birlikte yapılır ve gerekirse geliştirmeler talep edilir.
Tanımlama, Özellikler ve İşlevler…
* FYBS’ de gerekli ve istenilen özellikler için özel geliştirme, bir seçenek olarak üretici firma tarafından sunulmalıdır.
* Yazılımın ilk kurulumu ve eğitimleri verilerek size ve tüm ekibinize “deneme sürüşü” imkanı tanınmalıdır.
* Test sürüşünün parçası olarak dokümantasyon ile ilgili tam bir set edinme konusunda ise ısrarcı olunmalıdır.
