Filo Yönetim Yazılımı nedir?

Filo yönetimi yazılımları, araç filosu barındıran tüm endüstrilerdeki filo operasyonları ve filo yöneticileri için hayati önem taşıyan sistemlerdir. Uygulamalar, filo performansını optimize etmek, işletim ve bakım maliyetlerini azaltmak, filo takibi gerçekleştirmek ve sürücü güvenliğini artırmak için tasarlanmıştır.

Yazılımlar, bir şirkete ait araçların hareketlerini izleyerek varlık yönetimi işlevselliği sağlar. IoT‘ nin ortaya çıkması ve araç sensörlerinin artan yetenekleriyle filo yönetimi yazılımları, filo operasyonları için daha da fazla verimli ve etkili hale gelmiştir.

İşletmeniz araç filosunu daha iyi yönetmek için ve teknik açıdan daha az riskli avantajlar elde etmek için filo yönetimi yazılımını kullanılmalıdır.

Neden Filo Yönetim Yazılımını Kullanmalı?

Filo yönetim yazılımı, araç filosu olan herhangi bir şirket için gereklidir. Kapsamlı filo takibi, rota optimizasyonu, yakıt tüketimi yönetimi, periyodik bakımların yönetilmesi, kaza ve ceza oranlarının azaltılması, şirketlerin bir filo yönetimi çözümü uygulayarak elde edebileceği hayati faydalardır.

Aras Kargo, Türk Telekom ve MNG Kargo gibi büyük filolara sahip köklü şirketlerin tümü, filo üretkenliğini ve çalışma süresini optimize etmek için filo yönetim sistemlerini kullanır. Bununla birlikte, filo yönetimi yazılımı yalnızca devasa filolara sahip şirketler için değildir; küçük işletmeler, kendi iş süreçlerini ve bakım faaliyetlerini optimize etmek için sunulan çok çeşitli özelliklerden de yararlanabilir.

Telematik nedir? Filo yönetimi ve araç izleme hakkında araştırma yaparken “telematik” terimiyle karşılaşabilirsiniz, bu yüzden ne anlama geldiğini kısaca ele alalım. Genellikle sadece telematik olarak anılan araç telematiği, izleme amacıyla araçla ilgili bilgilerin iletilmesini ifade eder. Yalnızca GPS izleme için değil, aynı zamanda motor performansı, yakıt tüketimi verileri ve daha fazlası dahil olmak üzere araçla ilgili her şeyle ilgili bilgiler, verileri harici bir cihaza iletmek için bir ağ kullanan kara kutu olarak da bilinen telematik cihaz tarafından yakalanır. Yöneticilere, araçları göz önünde bulundurarak ayrıntılı filo izleme verileri sağladıkları için, filo yönetim sistemlerinin önemli bir parçası olabilirler.

Filo Yönetim Yazılımını Kimler Kullanır?

Filo yönetimi yazılımını günlük olarak kullanan birkaç kilit personel bulunmaktadır. Bu çalışanların her birinin, şirketin ve kendisinin verimliliğini ve etkinliğini artırmak için filo yönetimi çözümlerini nasıl kullandığına bakalım.

Araç Filo Yöneticisi- Filo yöneticisi, tüm araç filosundan sorumlu çalışandır. Şirketin araçlarının bakımı ve yönetimini içeren filo operasyonlarından sorumludur. Filonun hazır olup olmadığını denetlemekle görevlendirilen kişi olarak, araç filosu yöneticisi, araç izleme, araç bakımını planlama, araçların performansını izleme, filo izleme ve kullanımdaki araçlardan gerçek zamanlı veri toplama gibi görevler için filo yönetim yazılımı kullanır. Filo yönetimi çözümleri, araç filosu yöneticilerinin filolarının bütünsel bir görünümünü korumalarına yardımcı olurken, veriye dayalı tahminler sağlayarak bireysel araç sorunlarını çözebilirler.

Sürücüler- Sürücüler, bir mobil uygulama aracılığıyla, araç bilgilerine erişmek, teslimat durumunu işaretlemek, rota ve navigasyon bilgilerini almak, yakıt bilgilerini girmek ve yoldaki saatler, tamamlanan kilometre gibi temel performans göstergelerini (KPI’ ler) izlemek için kullanılırlar. Filo yönetimi çözümleri, sürücülerin sahadayken mobil uygulama aracılığıyla tüm ilgili bilgilere erişmelerini sağlayarak sürücülerin işlerini kolaylaştırır.

Filo Bakım Yöneticisi- Filo bakım yöneticileri, tüm araçların düzgün çalışır durumda olmasını ve mümkün olduğunca verimli çalışmasını sağlamakla görevlidir. Filo bakım yöneticisi, filodaki her aracın performansını izlemek için filo bakım yazılımı kullanır. Yolculuktan seyahate kadar araç performansındaki her türlü değişikliği takip etmek için filodaki araçlardan aktarılan verileri kullanırlar.

Bakım yöneticileri, genel araç sağlığını gerçek zamanlı olarak izlemek ve ayrıca bakım faaliyetlerini planlamak ve iş emirlerini girmek için filo yönetimi ve filo izleme yazılımını kullanır.

Depo Yöneticisi- Depo yöneticileri tipik olarak çoğu filo yönetimi yazılımında bulunan tüm araçları tam olarak kullanmazlar. Bunun yerine, hangi araçların depoda olduğunu, hangilerinin malları teslim ettiğini ve hangi malların hala depoda olduğunu ayırt etmek için izleme yazılımı özelliklerini kullanırlar. Depo yöneticileri, doğru envanter tutmakla daha fazla ilgilenir ve filo yönetimi çözümleri bunu yapmalarına yardımcı olur.

Teknisyen- Bazı filo yönetimi yazılımları, atölye teknisyenleri için özel olarak tasarlanmış özelliklere sahiptir. Bu özellikler arasında iş emirleri girme, doğru geçmiş bakım verilerini tutma, iş atama ve ilgili kontrol listeleri oluşturma; bunların tümü teknik işlemlerin modernize edilmesine katkıda bulunurlar. Teknisyenler için filo yönetimi yazılımı, idari görevleri yerine getirmek için daha az zaman ve filonun teknik sorunları üzerinde çalışmaya daha fazla zaman harcanması anlamına gelir. Bu durum şirket için, araç arıza süresinde daha az para harcanması ve önleyici bakım yoluyla potansiyel olarak tüm arıza sürelerinin önlenmesi anlamına gelir.

Filo Yönetim Yazılımıyla Çözülen İş Sorunları

Hesap Verebilirlik- “İyi” veriler ve sağladığı performansla ilgili içgörüler olmadığından, filo performansı söz konusu olduğunda genel bir hesap verebilirlik eksikliği vardır. Filo yönetimi yazılımı bilgi boşluğunu kapatır ve yöneticilere veri kümelerini yakalama ve kullanma araçları sağlar. Operasyon çalışanlarını güçlü filo izleme ve yönetim araçlarıyla donatmak ve geçmiş performans verileri için merkezi bir kaynak sağlamak, filoya dahil olan herkes için hesap verebilirlikte bir artış anlamına gelir. Sürücü performansına ilişkin somut rakamlar artar. Bu durum, filo performansını optimize etmemek için her türlü bahaneyi ortadan kaldırır.

Bilgi depolama- Filo yönetimi yazılımı, filoyla ilgili tüm bilgiler için merkezi veritabanı görevi görür. Bu, diğer önemli bilgilerin yanı sıra bakım kayıtları, sürüş performansı ve yakıt tüketimi ve lastik takibi gibi konuları içerir. Kayıtları, kolay veri erişimine izin veren tek bir merkezde birleştirmek, geçmiş trendleri takip etmenin anahtarıdır; daha da önemlisi, belirsiz tahminlerin aksine deneysel kanıtlara dayalı iş uygulamalarının geliştirilmesine yardımcı olur. Filo yönetim yazılımı, yine de herhangi bir yazılı doküman kullanıyorsanız, kayıtların elektronik olarak depolanmasına da izin verir.

Müşteri İletişimi- Filo yönetimi çözümleriyle donanmış filo yöneticileri, sahadan toplanan bilgileri müşterilerine aktarabilir.

Maliyetler- Filo yönetimi çözümleri, araçlara ait yasal zorunluluklara ait yapılan ödemeleri kayıt altına alarak detaylı bir şekilde raporlayabilir. Aynı zamanda servis maliyetleri, yakıt maliyetleri ve lastik giderleri gibi pek çok konuda da araç maliyetleri yönetilebilir.

Olay Kayıtları – Kaza ve ceza tutanaklarına ait bilgiler filo yönetimi çözümleri ile kayıt altında tutulur. Bu özellik, meydana gelebilecek herhangi bir olayın tam bir kaydını bir araya getirmek için dokümanları ve video görüntülerini birleştirebilir. Bu, bir kaza durumunda sürücüleri suçlamaktan korumak ve şirketlerin sürüş performansını ve güvenlik kayıtlarını iyileştirmek için gereken düzeltici eylemleri yapabilmesini sağlamak için kullanılabilir.

Yakıt Yönetimi- Bir araç filosuna ait en büyük maliyetlerinden biri yakıt maliyetidir. Büyük bir filoya sahipseniz, araçlarınız her gün tonlarca yakıt tüketir. Yakıt tüketimini yönetmek, verimli bir filo çalıştırmanın önemli bir yönüdür ve filo yönetimi yazılımı, işletmelerin bunu yapmasına yardımcı olur. Filo yönetimi çözümleri, araç yakıt tüketimi hakkında bilgi sağlar, yöneticilerin yakıt açısından verimli rotalar planlamasına ve sevk görevlilerinin en verimli yakıt duraklarını planlayabilmeleri için araçları izlemelerine olanak tanır.

Rota Optimizasyonu- Rota optimizasyonu, nakliye şirketlerinin filo yönetim yazılımı ile çözdüğü önemli iş sorunlarından biridir. Büyük bir nakliye filosunun performansını optimize eden rotaların planlanmasıyla ilgili karmaşıklıklar için filo yönetimi yazılımları son derece etkilidir.

Entegrasyon- Filo yönetimi yazılımı birçok farklı özelliği bir araya getirir ve filo yönetim personelinin operasyonları yönetebileceği tek bir platform sağlar. En önemli entegrasyonlardan biri, araç içi verileri toplayan ve bunları harici kaynaklara ileten araç üstü telematik cihazlardır. Filo yönetim yazılımı söz konusu olduğunda, veriler doğrudan ona iletilir ve yöneticiler detaylı kayıtlar tutabilir.

Bakım Yönetimi- Her fiziksel varlık zamanla yıpranır ve düzenli bakım gerektirir. Filo yönetimi yazılımı, bakım yönetimini hedefleyen bir dizi özellik sunar. Bu özellikler, planlı bakım kontrollerinin izlenmesinden iş emirlerinin girilmesine ve söz konusu araçlarda gerçekleştirilen tüm işlerin kapsamlı bir kaydını tutmaya kadar uzanır.

Rekabet Avantajları

Filo yönetimi yazılımı kullanıcıları, onu kullanmayan şirketlere göre birçok rekabet avantajına sahiptir. En büyük avantajlardan biri, filo yönetimi çözümlerinin bir kuruluşun filosuna bütünsel bir genel bakış sağlamasıdır. Bu, özellikle çok sayıda aracı olan şirketler için kullanışlıdır. Elbette, birkaç aracınız varsa, tüm ilgili bilgileri içeren bir elektronik tablo tutmak kolaydır; o zaman bile, filo yönetimi yazılımını kullanmayarak, işletmeniz potansiyel tasarrufları kaçırır ve araçların getirdiği çok sayıda sıkıntı ile baş etmek zorunda kalırsınız. Önleyici ve hatta kestirimci bakım yapmazsanız filonuza ait araçların önlenebilir bir olay nedeniyle hizmet dışı kalmasına hatta önemli bir arıza süresi yaşamasına sebep olabilirsiniz.

Yakıt Tüketimi- Sürücülere, yakıt tüketimlerini merkeze iletmelerini söylemek oldukça kolaydır. Ancak her yolculukta yaktıkları gerçek yakıt miktarları hakkında sıkı, kaliteli veriler toplamak son derece değerlidir. Hatta bunun paha biçilmez olduğu söylenebilir, ancak yakıt tasarrufu şeklinde hesaplanabilir bir değer vardır. Yakıt tüketimini azaltmanın getirdiği tasarrufların farkına varmak kar marjlarınız için bir artıştır.

Sürücü Performansı- Çoğu durumda, filo performansı sürücü performansına bağlıdır. Filo yönetimi çözümleri, sürücülerin her zaman doğru ve güvenli araç kullandığını takip etmek için rapor ve analizler sağlar. Ayrıca sürücülerin optimum düzeyde performans gösterdiğinden emin olmak için tasarlanmış çeşitli diğer izleme yöntemleri de sunar.

Azaltılmış Sigorta Maliyetleri- Bir filo yönetimi çözümü uygulayarak ve yukarıda belirtilen faydalardan yararlanarak, şirketiniz arıza süresini ve yol kazalarını azaltma potansiyeline sahiptir. İkinci nokta, sürücülerinizin girdiği kazaların sayısını azaltmak sigorta maliyetinizi düşüreceğinden kilit noktadır. İster ölçek ekonomilerinin faydalarından yararlanan çok uluslu bir şirket, ister üç kamyonluk bir filo işleten yerel bir işletme olsun, herhangi bir şirket, maliyetleri düşürmek istiyorsa kaza oranlarının düşürülmesi kesinlikle doğru güvenlik ve kârlı yönde bir itici güç sağlayacaktır.

Filo Yönetiminde Yeni Teknolojiler

Filo yönetimi sistemleri son birkaç on yılda pek değişmedi. Ancak şimdi, filo yönetimi yazılımları işletmelere yeni teknolojiden yararlanma ve iş süreçlerini yeniden şekillendirme fırsatları sunuyor.

Yapay Zekâ- Yapay Zekâ, derin öğrenme ve yapay görme teknolojisini kullanan ADAS hem sürücülerin hem de yoldaki herkesin güvenliğini artırmak için araç filolarında konuşlandırılıyor. Ayrıca, sistemler daha akıllı hale geldikçe ve gerektiğinde önleyici bakım sipariş etme becerilerinden yararlanabildikçe, araç bakım yöneticileri daha az planlanmamış arıza süresiyle başa çıkacaklar.

Otonom Filolar- Sürücüsüz araçlar bugünlerde herkesin kafasında ve durum filo bakım endüstrisi için de farklı değil. Sürücüsüz teknoloji nihayet gerçek bir olasılık olarak görülmeye başladıkça, otonom kamyon pilot programları her yerde ortaya çıkıyor. Tamamen otonom filolar muhtemelen birkaç yıl uzakta olsa da bu yine de göz önünde bulundurulması gereken bir endüstri trendi.

Nesnelerin İnterneti- Önleyici bakım halihazırda kullanımdadır, ancak gereksiz onarımlar nedeniyle işletmelerin paraya mal olmasına neden olabilir. IoT bağlantılı sensörlerin kullanımıyla kestirimci bakımın önümüzdeki birkaç yıl içinde yaygınlaşması muhtemeldir. Esasen, kestirimci bakım, araçların içindeki IoT bağlantılı sensörlerden iletilen gerçek zamanlı verileri almaya ve bozulan parçalar üzerinde, bozulma noktasına gelmeden önce bakım faaliyetlerini yürütmek için kullanmaya dayanır. Bu, arızalar önlendiği için daha az kesinti süresine yol açar ve planlanmamış, aksi takdirde yalnızca geçmiş performans ölçütlerine dayanan gereksiz bakımlara daha az para harcanır.

Filo yönetimi ve ilgili yazılımlar özelliği aktif olarak desteklediğinden, gerçek zamanlı izleme sektörde daha yaygın hale geliyor. Sürücü davranışı, olay kaydı, yol tehlikeleri, motor ve genel araç performansı ve daha fazlasıyla ilgili ayrıntılı gerçek zamanlı veriler sağlayan çözümler halihazırda mevcuttur. İleriye doğru, şirketler toplanan büyük miktardaki veriden yararlanmaya başlayabilir ve sürücüleri güvende tutma ve filo performansını optimize etme nihai hedefleriyle daha iyi bilgilendirilmiş bir politika şekillendirmek için kullanabilir.

Nesnelerin internetinin (IoT) yaygın bir şekilde benimsenmesiyle araçlar daha akıllı hale gelecek. Operasyon yöneticileri, bu verileri yalnızca gelecekteki uygulamalar için rota ve strateji oluşturmak için değil, aynı zamanda performansı gerçek zamanlı olarak optimize etmek için de kullanabilecektir.

Filo Yönetim Yazılımıyla İlgili Olası Sorunlar

Filo yönetimi, koordine edilecek çok sayıda fiziksel varlık ve insan içeren karmaşık bir iştir. Tüm bu hareketli parçaların yönetimi sırasında ortaya çıkan sorunlar mutlaka olacaktır; filo yönetimi yazılımı bu sorunları çözmeye yardımcı olabilir.

Yatırım Getirisini Ölçme- Bir yazılım çözümünü uygularken yatırım getirisini (ROI) ölçmek zor olabilir. Filo yönetimi yazılımı söz konusu olduğunda, işletmelerin uyguladıkları çözümün ondan bekledikleri faydaları sağladığından emin olmak için inceleyebilecekleri bazı somut rakamlar vardır. Filo yönetimi çözümleri, bir şirketin tüm filo verilerini takip eder ve özelleştirilmiş raporların oluşturulmasına izin verir, böylece işletmeler, yatırım getirilerinin kanıtı olarak rapordaki sayılara işaret edebilir. Azalan boşta kalma süresi, rota optimizasyonu ve düşük sigorta maliyetlerinden kaynaklanan yakıt maliyetlerinden tasarruf, filo yönetimi yazılımının uygulanmasından elde edilen ölçülebilir faydalardır. Artan üretkenlik, daha kısa sürede daha fazla teslimat yapılmasına, daha fazla paranın tasarruf edilmesine ve daha az kilometre kateden araçlar sağlar.

Bakım- Bakım, fiziksel varlıkları olan herhangi bir şirket için her zaman bir sorundur. Yazılım bu sorunları hafifletmeye yardımcı olur. Filo yönetim sistemleri çok yönlüdür ve bu yönlerden biri bakım odaklıdır. Bilgisayarlı bir bakım yönetim sistemine (CMMS) çok benzer şekilde, filo yönetimi çözümleri genellikle, özellikle araçlar için, iş emirlerinin verilmesi ve ayrı araçlar için bakım geçmişi kayıtlarını içeren, bakımı raporlar içerir.

Filo Yönetim Yazılımları ile İlgili Hizmetler

Filo yönetim yazılımı, Taşıma Yönetimi çözümleriyle birlikte Dağıtım yazılımı kategorisine uygundur. Taşıma yönetimi yazılımı, işletmelerin bir taşıyıcı seçmesine, gönderileri takip etmesine, nakliye denetimi sağlamasına ve nakliye hizmetlerini sağlayan satıcılara ödeme yapmasına olanak tanır. Filo yönetimi yazılımı ise izleme, denetim ve ödeme işlevlerini kapsayacak şekilde zaman zaman nakliye yönetimi çözümlerine dahil edilir ve daha geniş dağıtım yazılımı şemsiyesi altında yer alır.

Filo yönetim yazılımı, nakliye sürecini yönetmek için izleme yazılımı özelliklerini kullanmakla ilgilendiğinden, kamyon taşımacılığı yazılımıyla da yakından bağlantılıdır. Filo yönetimi çözümleri, tüm araç filolarını kapsar ve bakım özelliklerini içerirken, kamyon yazılımı tamamen kamyon taşımacılığı endüstrisine odaklanır ve özellik setinde daha az sağlamdır.

Filo yönetimi kategorisindeki çözümler, tipik olarak mallar için envanteri, depolamayı ve nakliyeyi izleyen depo yönetimi çözümleri gibi yazılımlarla entegre olur. Depo yönetimi çözümlerinin izlediği mallar, genellikle bir filo yönetimi çözümü ile yönetilen bir filo içindeki araçlar kullanılarak sevk edilir.

Kargo yazılımları, işletmelerin gönderilerde karşılaştırmalı taşıyıcı fiyatlandırması, gönderi bilgilerinin toplu olarak düzenlenmesi ve yazdırılması ve özel izleme ve onay bildirimleri gibi özelliklerle müşterilere giden gönderilerini koordine etmelerine ve kolaylaştırmalarına yardımcı olur. Gönderi yazılımı genellikle filo yönetimi yazılımıyla entegre olur.

Tedarik zinciri modülleri , nakliye ve teslimat yoluyla tüm üretim sürecini kapsayan her şeyi kapsayan çözümlerdir. Bu nedenle, tedarik zinciri paketleri genellikle filo yönetimi yeteneği sağlar.

Envanter kontrol yazılımı , şirket araç envanterini izlemek içi kullanılan filo yönetimi yazılımıdır. Kullanıcılara envanterini izleme yeteneği sağlamak için genellikle envanter kontrol çözümleriyle entegre olur. Filo yönetimi çözümlerinden olan GPS izleme ile entegre olarak da kullanır.